उन्होंने कहा कि आम लोगों की समस्याओं के समाधान के लिए अनुभागों को फाइलों में रचनात्मक टिप्पणियों पर विशेष ध्यान देना चाहिए।
फाइलों पर अलग-अलग विचार हो सकते हैं लेकिन ध्यान रचनात्मक दृष्टिकोण से उनके निपटान में योगदान देने पर होना चाहिए।
मुख्यमंत्री ने यह भी घोषणा की कि सुशासन पुरस्कार सचिवालय स्तर पर प्रदान किए जाएंगे।
धामी ने कहा कि अनुभाग अधिकारियों को वर्ष में कम से कम एक बार बेहतर कार्य करने के लिए प्रशिक्षण दिया जाना चाहिए और अन्य किसी भी प्रशिक्षण की व्यवस्था की जानी चाहिए।
जिसकी आवश्यकता अधिकारियों को बेहतर ढंग से कार्य करने में हो।
समस्याओं को लेकर सचिवालय पहुंचने वाले नागरिकों के मार्गदर्शन के लिए हेल्प डेस्क भी बनाई जाए।
उन्होंने कहा कि सचिवालय में कार्यों के बेहतर क्रियान्वयन के लिए सभी अनुभागों में मूलभूत सुविधाएं मुहैया कराई जाएं।
धामी ने कहा कि सचिवालय परिसर में साफ-सफाई के साथ-साथ शौचालय की भी समुचित व्यवस्था सुनिश्चित की जाए।
मुख्य सचिव एसएस संधू ने कहा कि किसी भी फाइल में शुरुआती नोटिंग बहुत जरूरी होती है।
फाइल में कोई भी टिप्पणी करते समय संबंधित नियम का अनिवार्य रूप से उल्लेख किया जाना चाहिए।
जो प्रस्ताव जनहित में अत्यंत महत्वपूर्ण हों, उनमें प्रारम्भ से ही अच्छी तरह से टिप्पण किया जाना चाहिए।
यदि ऐसे प्रस्तावों में नियमों का स्पष्ट रूप से उल्लेख नहीं किया गया है, तो टिप्पणी में रचनात्मक समाधान का उल्लेख किया जाना चाहिए।
उन्होंने कहा कि समय-समय पर प्रखंड अधिकारियों को फील्ड विजिट कराया जायेगा. उन्होंने कहा कि जनहित में महत्वपूर्ण फाइलों का निस्तारण पहले किया जाए।
अपर मुख्य सचिव राधा रतूड़ी ने कहा कि ई-ऑफिस सिस्टम पर विशेष फोकस किया जा रहा है।
उन्होंने कहा कि संबंधित अधिकारियों को अब बैठकों के संबंध में ई-फाइल, ईमेल और व्हाट्सएप द्वारा सूचित किया जा रहा है।
अनुभाग अधिकारियों ने सुझाव दिया कि जो फाइलें अनुभाग से अवर सचिव, उप सचिव और संयुक्त सचिव स्तर पर भेजी जाती हैं, जिसमें वे कुछ आपत्ति दर्ज करते हैं, उन्हें अनुभाग में वापस नहीं भेजा जाना चाहिए, बल्कि अतिरिक्त सचिव और सचिव को भेजा जाना चाहिए।
